تکنیک های مدیریت زمان

تکنیک های مدیریت زمان شامل مواردی چون اولویت‌بندی کارها و دسته بندی وظایف، مدیریت زمان منظم ،برون‌سپاری بخشی از امور، به دست آوردن زمان های مناسب در روز است. همه ما در هر  شبانه روز، به اندازه مساوی زمان در اختیار داریم و نمی‌توانیم چیزی به آن اضافه کنیم. اما این فرصت وجود دارد تا با به‌کار گرفتن تکنیک های مدیریت زمان و راه دادن آن‌ها به زندگی روزمره، زمان بیشتری ذخیره کرده و آن را برای کارهای ارزشمندتر مورد استفاده قرار دهید.

مدیریت زمان و اجرای برنامه های مدون یک پروژه ی زمان بر است؛ پروژه‌هایی که باید دنبال شوند، کارهایی که باید انجام دهید و آنهایی که از همه مهم تر هستند و ... اما باید دید چطور به کمک مدیریت زمان موفق و با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان میتوان زمان را به درستی مدیریت کرد.

تکنیک های مدیریت زمان

استفاده از تکنیک های مدیریت زمان در زندگی به معنای استفاده ی فشرده و سفت و سخت از زمان نیست. تکنیک های مدیریت زمان کار های امروز و آینده را بسیار ساده تر می کنند و باعث می شوند تا شما کار های خود را در طول زمان های دراز مدت و طولانی به درستی انجام دهدید. با استفاده از این تکنیک‌ها، در نهایت می‌توانید زمان بیشتری در اختیار داشته و آن را به امور دیگر اختصاص دهید.

همیشه سخت کار کردن و به شدت خسته شدن به معنای موفق شدن نیست ، گاهی اوقات با استفاده ی صحیح و مدیریت صحیح زمان می توان بسیاری از مشکلات روزمره را حل کرد و به ریشه های آنها پی برد.این تکنیک به به این معناست که افراد موفق ، با هوش و ذکاوت خود می توانند زمان خود را به درستی مدیریت کنند و با انجام دادن کار های درست در زمان ها و مکان های درست ، به موفقیت های شگرفی دست پیدا کنند. 

در ادامه لیستی از تکنیک های مدیریت زمان را آورده‌ایم که هر یک به نوعی می‌توانند در زندگی رومزه شخصی و کاری شما، موثر ظاهر شوند.

شما باید سعی کنید با مدیریت زمان بهره وری خود را بالا برده و از هوش و ذکاوت خود استفاده کنید و زمان های مرده را زنده کنید و در نهایت انسان موفق‌تر و خوشحال‌تری خواهید بود. اما به یاد داشته باشید که همه ما متفاوت هستیم و به طور دقیق مشخص نیست که کدام یک از این تکنیک‌ها برای شما کاربرد بیشتری داشته و کدام یک به واقع در زندگی‌تان ناکارآمد باشند. تکنیک های مدیریت زمان را بر اساس خواسته ها و تمایلات خود تنظیم کنید تا به موفقیت دست پیدا کنید. 

1. کار های روزمره و وظایف خود را متناسب با انرژی خود تنظیم کنید

به یاد داشته باشید که بهره‌وری به طور مستقیم با سطح انرژی شما، در ارتباط است. پربارترین ساعت‌های شبانه روز خود را یافته و زمان اوج انرژی را از میان آن‌ها پیدا کنید. سپس مهم‌ترین کارهای خود که نیاز به انرژی بیشتری دارند را در این ساعت‌ها برنامه‌ریزی کنید. همین طور کارهایی که به انرژی کمتری نیاز دارند را به ساعت‌های دیگری موکول کنید که خسته تر بوده و انرژی کمتری دارید. کار ها و وظایف خود را به درستی تنظیم کنید تا به درستی بتوانید برای آینده مدیریت زمان صحیح داشته باشید. 

2. سعی کنید از یک شب قبل تمامی برنامه های خود را تنظیم کنید

قبل از رفتن به رختخواب، 5 دقیقه وقت خود را به نوشتن لیست کارهای فردا اختصاص دهید. این برنامه ریزی از شب قبل، به شما کمک می‌کند تا اهداف حرفه‌ای و شخصی خود را تعیین کنید. با برنامه ریزی از شب قبل، ذهنی باز برای انجام کارهای صبح و روز بعد خود خواهید داشت و با آمادگی بیشتری برای انجام آن‌ها، حاضر می‌شوید. دقت داشته باشید که در غیر این صورت، صبح را باید با فکر این که کدام کار را ابتدا انجام دهید و برای کدام یک فرصت کمتری دارید، آغاز کنید.

3.وظایف و امورات مهم خود را به ترتیب اهمیت دسته بندی کنید

لازم است که وظایف واقعی خود را اولویت بندی کنید و آن‌هایی که ضرورت بیشتری دارند را جلو بیندازید. این وظایف احتمالا آن‌هایی هستند که از ضروریات بوده یا تاثیر مستقیم در اهداف اصلی شما دارند. برای انجام آن کافی است که تمام وظایف خود را یادداشت کرده و موارد مهم و ضروری را مشخص کنید. حال آن‌هایی که فوریت دارند را علامت زده و در فهرست کارهای روزانه خود، در اولویت قرار دهید. به این شکل با آرامش بیشتری به امور خود پرداخته و در نهایت موفقیت بیشتری را کسب خواهید کرد.

4. بخشی از کار های خود را به زمان دیگری موکول کنید و یا به فرد دیگری واگذار کنید

با نگاهی به لیست کارهای خود، متوجه خواهید شد که می‌توانید بخشی از آن‌ها را برون سپاری کرده و به فرد دیگری واگذار کنید. تفویض یا برون‌سپاری برخی از وظایف، می‌تواند راهی عالی برای داشتن زمان بیشتری و بهره‌وری بالاتر باشد. برای انجام این کار نیاز به پیدا کردن یک شخص مناسب دارید که از از کیفیت کار او مطمئن باشید. در نظر داشته باشید که با انتخاب نامناسب افراد و تخصیص وظایف به آن‌ها، نه تنها در امور خود صرفه جویی زمانی نکرده‌اید، بلکه بدتر اوضاع را بهم ریخته و برای سامان دادن به آن‌ها، زمان بیشتری از شما تلف خواهد شد.

5. برای کار هایتان زمان بندی کنید و برای خود محدودیت زمانی قائل شوید.

به یاد داشته باشید زمانی که برای انجام کاری، زمان مشخصی در نظر نمی‌گیرید، در واقع به خود این مجوز را داده‌اید که انجام دادن آن را به درازا بکشانید. به همین دلیل لازم است که محدودیت زمانی برای خود در نظر بگیرید.  اگر زمان لازم را برای انجام یک کار اختصاص داده و آن را محدود سازید؛ مغز خود را وادار به تمرکز می‌کنید تا در همان زمان، امر اختصاص یافته را به پایان برساند.

6. همیشه نه گفتن را بیاموزید.

بیشتر ما عادت به نه گفتن نداریم و به اجبار همیشه در مقابل هر درخواستی، علی رغم میل باطنی خود، جواب مثبت می‌دهیم. مشکل اینجاست که غالبا با یک بله گفتن، وظایف جدیدی به شخص محول می‌شود که برای انجام دادن هر یک از آن‌ها، باید وقت بیشتری اختصاص داده شود. اما در صورتی که به موقع از واژه نه استفاده کنید، وقت خود را به انجام کارهایی که نتیجه‌ای برایتان ندارند، اختصاص نخواهید داد. به خاطر بسپارید که شما یک منبع محدود هستید و نمی‌توانید به سایر افراد اجازه دهید که برآورد خروجی آن را مخدوش سازند.

7. اوقات فراغت خود را به درستی تنظیم کنید.

بله، شما به وقت استراحت نیاز دارید. ممکن است زمانی را در صف اتوبوس گذرانده و یا روزی حداقل یک ساعت در ترافیک باشید. باور داشته باشید که می‌توانید از این زمان برای کارهایی ساده استفاده کرده و زمان خویش را مدیریت کنید. به طور مثال در ترافیک (اگر راننده خودرو نباشید)، می‌توانید به پیام‌ها و ایمیل‌های خود پاسخ داده و آن‌ها را نظم ببخشید. به این شکل دیگر به زمان بیشتری برای انجام دادن آن‌ها، احتیاج نخواهید داشت.

8. وظایف و کار های بزرگ را تقسیم و تجزیه کنید.

اشکال بسیاری از ما این است که اهداف و کارهای بزرگ را در یک زمان به انجام می‌رسانیم. اما با تجزیه کردن کارهای بزرگ، می‌توانید زمان لازم برای به ثمر رساندن آن‌ها را در بازه های زمانی کوچکتر، تقسیم کرده و در نهایت سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسید.

9. جلسات غیر مهم را کنار بگذارید.

جلسات را باید به عنوان شیطان بزرگ شرکت‌ها بشناسیم. برخی از افراد به تشکیل جلسه‌های مختلف، علاقه‌مند هستند؛ اما این به راستی در بسیاری مواقع، کارآمدی خاصی ندارد. حقیقت این است که بسیاری از چیزها، نیازی به برگزاری یک جلسه چند ساعته نداشته و می‌توانند با رد و بدل کردن چند ایمیل ساده، به نتیجه برسند. تماس‌های تلفنی یا حتی ویدیویی، بخش بزرگی از کارهای شما را راه اندازی کرده و در زمان صرفه جویی به عمل می‌آورند. بهتر است از این تکنیک‌ها استفاده کرده و وقت باارزش خود را در جلسه‌های چند ساعته هدر ندهید.

10. کار های مشابه و وظایفی که به یک دیگر شباهت دارند را دسته بندی کنید.

لازم است که کارهای مشابه را در یک گروه قرار داده و آن را در یک زمان مشترک به انجام برسانید. دسته بندی کارها و وظایف شما، می‌تواند این زمینه را به وجود بیاورد که زمان کمتری برای هر یک از آن‌ها اختصاص دهید. اگر فعالیت‌های مختلف به ذهنیت مشابه نیازدارند، بدون نیاز به از دست دادن جریان مغزی انجام کار، تمام آن‌ها را به شکل موازی، پیش خواهید برد.